1. Lorsqu'un État membre envisage d'octroyer une aide de minimis à une entreprise, il l'informe par écrit du montant potentiel de cette aide (exprimé en équivalent-subvention brut) ainsi que de son caractère de minimis, en faisant explicitement référence au présent règlement et en citant son titre et sa référence de publication au Journal officiel de l'Union européenne. Si l'aide de minimis est octroyée à plusieurs entreprises dans le cadre d'un régime et que des montants d'aide différents sont accordés à ces entreprises, l'État membre concerné peut choisir de remplir cette obligation en informant les entreprises d'un montant fixe correspondant au montant maximal de l'aide qu'il est possible d'accorder dans le cadre de ce régime. Dans ce cas, ce montant fixe sert à déterminer si le plafond fixé à l'article 2, paragraphe 2, est respecté. L'État membre doit également obtenir de l'entreprise concernée, avant l'octroi de l'aide, une déclaration sur support papier ou sous forme électronique relative aux autres aides de minimis qu'elle a reçues au cours des deux précédents exercices fiscaux et de l'exercice fiscal en cours.
L'État membre n'accorde la nouvelle aide de minimis qu'après avoir vérifié qu'elle ne porte pas le montant total des aides de minimis perçues par l'entreprise dans cet État membre au cours de la période couvrant l'exercice fiscal concerné et les deux exercices précédents au-delà du plafond fixé à l'article 2, paragraphe 2.
2. Dans le cas où un État membre a créé un registre central sur les aides de minimis qui contient des informations complètes sur chaque aide de minimis accordée par une autorité de cet État membre, la condition prévue au premier alinéa du paragraphe 1 ne s'applique plus à compter du moment où le registre couvre une période de trois ans.
Quand une aide est fournie par un Etat membre sur la base d'un régime de garanties procurant une garantie qui est financée par le budget de l'Union Eropéenne au travers d'un mandat donné au Fonds Européen d'Investissement, le premier alinéa du paragraphe 1 du présent article peut ne pas s'appliquer.
Dans de tels cas, le système de contrôle suivant s'applique :
- Le Fonds Européen d'Investissement établit, sur une base annuelle et d'après les informations que les intermédiaires financiers doivent fournir au Fonds Européen d'Investissement, une liste des bénéficiaires de l'aide et de l'équivalent-subvention brut obtenu par chaque bénéficiaire. Le Fonds Européen d'Investissement envoie cette information à l'État membre concerné et à la Commission ; et
- L'État membre concerné transmet l'information auprès des bénéficiaires finaux dans les 3 mois suivant la réception de cette information du Fonds Européen d'Investissement ; et
- L'État membre concerné obtient une déclaration de chaque bénéficiaire établissant que le montant d'aide de minimis obtenue par le bénéficiaire n'excède pas le seuil établi à l'article 2, paragraphe 2. Dans le cas où ce seuil est dépassé en ce qui concerne un ou plusieurs bénéficiaires, l'Etat membre concerné s'assure que la mesure d'aide conduisant à ce que le plafond soit dépassé est notifiée à la Commission ou récupérée auprès du bénéficiaire.
3. Les États membres enregistrent et compilent toutes les informations concernant l'application du présent règlement. Ces dossiers contiennent toutes les informations nécessaires pour établir si les conditions du présent règlement ont été respectées. Les informations sont conservées, pour les aides de minimis individuelles, pendant une période de dix ans à compter de la date à laquelle l'aide a été octroyée et, pour les régimes d'aides de minimis, pendant une période de dix ans à compter de la date d'octroi de la dernière aide individuelle au titre du régime en question. Sur demande écrite de la Commission, les États membres concernés lui communiquent, dans un délai de vingt jours ouvrables ou tout autre délai plus long fixé dans cette demande, toutes les informations que la Commission considère comme nécessaires pour lui permettre de déterminer si les conditions du présent règlement ont été respectées, en particulier le montant total des aides de minimis octroyées à une entreprise donnée.